Parfois, on voyage et parfois non. Préparer un voyage professionnel avec succès nécessite une bonne planification et l’organisation d’une série de fournitures professionnelles essentielles. Que vous soyez un cadre en déplacement fréquent ou un employé partant pour une mission d’affaires occasionnelle, la préparation adéquate est la clé pour garantir un voyage fluide et productif. Elle vous garantira aussi une tranquillité d’esprit qui vous permettra d’aborder avec confiance les différentes réunions. Cette préparation ne se limite pas aux documents de voyage traditionnels, mais s’étend également à l’électronique, la prise de notes, vos vêtements et bien d’autres encore…
Que vous soyez un voyageur d’affaires chevronné ou que vous prépariez votre premier voyage professionnel, cette exploration complète vous guidera à travers les étapes nécessaires pour vous assurer que vous avez tout ce dont vous avez besoin pour réussir votre voyage et atteindre vos objectifs professionnels.
L’électronique
Quelle que soit la nature de votre voyage professionnel, il y a fort à parier que les appareils électroniques représenteront vos principales ressources. Avant de partir, faites donc un point sur ce que vous aurez besoin d’emmener lors de votre voyage. Cela comprend bien sûr l’ordinateur ainsi que son chargeur en premier lieu. Vérifiez également la bonne qualité de vos présentations (si vous en aurez à présenter) et le bon fonctionnement de vos logiciels. Vous pouvez également emmener une mini souris portable. Votre smartphone sera également un atout précieux dans votre voyage d’affaires. Si vous êtes amené à souvent vous déplacer, une batterie portative peut être un sérieux atout. En cas de problème, une batterie de secours peut également être un allié précieux. Pensez à anticiper le changement de modèles des prises à l’international (dans certains pays) et à donc prévoir des adaptateurs. Une clé USB de secours (avec les documents importants) est également un moyen efficace de relayer des documents.
La prise de notes
Lorsque vous allez être amené à dialoguer avec les personnes en charge dans le pays, il est assez probable que vous aurez à prendre des notes. Munissez vous donc d’un bon bloc-notes ainsi que de plusieurs stylos de plusieurs couleurs.
Les documents professionnels importants
Ici, vérifiez bien que vous avez en votre possession tous les documents professionnels importants. Ceux-ci sont liés à votre profession. Il peut s’agir de contrats professionnels, de documents importants, de présentations PowerPoint, de fichiers Excel. En somme, pensez à anticiper les documents dont vous aurez besoin pour dialoguer efficacement avec vos homologues ou supérieurs hiérarchiques.
Les vêtements
Selon la nature et l’importance de l’événement professionnel, vous serez parfois amené à vous habiller d’une certaine manière. Pour un voyage d’entreprise dans une grande entreprise, il y a fort à parier qu’un dress code sera nécessaire. Celui-ci sera sans doute assez classique : costume et cravate. Prévoyez des chemises de rechange afin d’être à l’aise et de pouvoir vous changer entre deux réunions. Cela sera particulièrement important si vous enchaînez rapidement entre une réunion de travail et un verre avec vos homologues après le travail.
Vos documents personnels
Qui dit voyage dit documents. Prenez un moment pour bien vérifier que vous avez en votre possession les papiers importants : votre carte d’identité et/ou passeport, une photocopie papier du document ainsi qu’une photo de bonne qualité sur votre smartphone. Vérifiez que votre billet de train/avion est en votre possession. Le jour J, jetez un rapide coup d’œil à l’application de voyage pour bien valider que le train ou l’avion n’a pas de retard ou de problèmes.
